Garantizar el acceso humanitario: Guía práctica para superar los obstáculos administrativos

Cuando se produce una emergencia, cada minuto cuenta. Sin embargo, ¿qué ocurre cuando los trámites burocráticos se convierten en una barrera para alcanzar las personas que necesitan asistencia?

Las trabas administrativas en las crisis humanitarias no son simples problemas de papeleo: son obstáculos de vida o muerte que pueden retrasar la entrega de asistencia crítica, restringir el acceso a las poblaciones vulnerables y agotar valiosos recursos de la respuesta de emergencia.

Si trabajas en primera línea de la respuesta humanitaria, es probable que te hayas encontrado con estos retos. Las barreras burocráticas son una desafortunada realidad de la respuesta a las crisis, ya sea los complejos procesos de visado para el personal internacional, las normativas restrictivas para la importación de suministros médicos o el sinfín de requisitos reglamentarios que parecen diseñados para ralentizarte en lugar de ayudarte.

La buena noticia es que estos obstáculos pueden superarse mediante una negociación estratégica y una preparación inteligente.

El Comité Permanente entre Organismos define los impedimentos burocráticos y administrativos como "prácticas y políticas administrativas que limitan la capacidad de las organizaciones humanitarias para llegar a tiempo y sin trabas a las personas afectadas".

Cuando se pidió a los profesionales humanitarios que describieran las trabas administrativas en una palabra, sus respuestas pintaron un cuadro vívido: "retrasos", "quebraderos de cabeza", "desesperantes", "barreras", "corrupción", "ineficacia", "complicaciones de acceso". No se trata sólo de molestias administrativas, sino del laberinto burocrático que se interpone entre las organizaciones humanitarias y las comunidades a las que sirven.

Basado en investigación reciente con profesionales de la ayuda humanitaria, los obstáculos más frecuentes son:

Entre ellos se incluyen los trámites jurídico y administrativos que debe realizar antes de empezar a operar.

Por ejemplo, largos procesos de registro que duran meses, excesivos requisitos realizar un informe que consumen realizar un informe valioso tiempo del personal, complejos marcos de cumplimiento con directrices poco claras y requisitos de concesión de licencias que cambian sin previo aviso.

Llevar a tu equipo al terreno puede ser su propia batalla. Los obstáculos para obtener visados o permisos de trabajo entran en esta categoría.

Los retrasos de visados, que pueden durar semanas o meses, las restricciones de los permisos de trabajo en función de la nacionalidad, las tensiones diplomáticas que afectan al despliegue de personal y las limitaciones a la contratación de expertos internacionales entran en esta categoría.

Incluso después de registrarse y de que tu equipo esté en marcha, los retos burocráticos continúan durante la ejecución del programa.

Los gobiernos pueden interferir en la selección de beneficiarios o restringir la importación de suministros médicos esenciales. Puede enfrentarse a limitaciones de acceso geográfico en zonas de crisis, o a restricciones de comunicación y movimiento para su personal.

Las barreras financieras pueden hacer que las operaciones resulten prohibitivas.

Los elevados impuestos a la importación de suministros humanitarios, los complejos procesos de exención fiscal, las restricciones bancarias que limitan las transferencias de fondos y el excesivo escrutinio de las operaciones financieras pueden obstaculizar sus operaciones.

Los estudios demuestran que lastrabas administrativas no siempre son obstáculos intencionales que ponen los gobiernos para dificultar la labor humanitaria..

La realidad es más compleja que una simple traba. Estas barreras surgen de una combinación de factores externos que escapan a tu control y dinámicas organizativas internas en las que sí puedes influir.

Cuando se pidió a profesionales humanitarios que valoraran la intencionalidad de estos obstáculos en una escala de 0 a 5, la respuesta media fue de 3,6, lo que sugiere que la mayoría de los obstáculos se sitúan entre lo involuntario y lo deliberadamente obstructivo.

Motivaciones políticas
Los gobiernos suelen ver las operaciones humanitarias a través de un prisma político.

Pueden imponer restricciones para mantener la soberanía y el control sobre las actividades extranjeras, evitar las críticas a su capacidad de respuesta a las crisis, impedir la injerencia internacional en los asuntos internos y demostrar autoridad a sus propias poblaciones.

Presiones económicas
Las consideraciones económicas desempeñan un papel importante en las decisiones burocráticas.

Los funcionarios mal pagados pueden considerar a las organizaciones humanitarias como fuentes de ingresos, los países que dependen del turismo pueden retrasar el reconocimiento de una crisis para proteger su imagen, la corrupción puede convertir la prestación de ayuda en una oportunidad de lucro y la escasez de recursos puede limitar la capacidad del gobierno para tramitar rápidamente las solicitudes.

Retos institucionales
A veces los obstáculos surgen de reformas bien intencionadas pero mal aplicadas.

Las nuevas políticas pueden carecer de directrices claras de aplicación, mientras que los diferentes niveles de gobierno pueden tener requisitos contradictorios. Además, los rápidos cambios de política pueden crear confusión y retrasos, y los funcionarios pueden desconocer los acuerdos humanitarios existentes.

A menudo, los obstáculos administrativos se derivan de simples ineficiencias del sistema más que de obstrucciones deliberadas.

Por ejemplo, los retrasos en los visados pueden deberse a un exceso de documentos perdidos en el sistema o a que el personal esté de vacaciones. Las normas de importación estrictas pueden deberse a atascos administrativos más que a una obstrucción deliberada de los procesos humanitarios.

Puede que las autoridades ni siquiera se den cuenta de cómo repercusión estas barreras en la labor humanitaria

Por ejemplo, los retrasos en los visados pueden deberse a un exceso de documentos perdidos en el sistema o a que el personal esté de vacaciones. Las normas de importación estrictas pueden deberse a atascos administrativos más que a una obstrucción deliberada de los procesos humanitarios.

Aunque los factores externos estén fuera de tu control, la dinámica organizativa influye de manera significativa en la eficacia con la que se sortean los retos burocráticos.

Choque de culturas en torno a la emergencia
La mentalidad del sector humanitario, centrada en la urgencia y la emergencia, choca a menudo con el ritmo más lento de los procesos burocráticos. Como observó un experto "En muchas organizaciones humanitarias, nuestro mandato humanitario significa que actuamos con una mentalidad orientada a la emergencia que no se corresponde necesariamente con la lentitud de la gran maquinaria burocrática".

Esto puede llevar a:

• Impaciencia ante unos requisitos normativos que parecen diseñados para ralentizarte
• Actitudes de rechazo hacia los marcos de referencia y procesos locales
• Infravalor las capacidades y conocimientos locales
• Estrategias de compromiso reactivas en lugar de proactivas

Un sentido de supuesto derecho a
A veces, los actores humanitarios pueden desarrollar lo que los investigadores denominan "supuestosupuesto derecho a", es decir, la expectativa de que se les debe conceder el acceso simplemente por su mandato o sus principios humanitarios. Esta actitud puede tensar las relaciones con las autoridades y las comunidades, especialmente cuando las organizaciones no reconocen la legitimidad de las normas y reglamentos locales.

Ineficiencias estructurales
Las estructuras organizativas pueden crear inadvertidamente barreras adicionales.

La falta de claridad en las funciones y responsabilidades a la hora de gestionar los retos administrativos, la excesiva dependencia de los altos cargos para negociaciones rutinarias de las que podrían ocuparse otros y la infrautilización del personal local, que es el que mejor conoce el sistema, plantean retos adicionales.

Lagunas en los procesos y los recursos
Los mecanismos internos pueden no estar diseñados para lidiar con sistemas burocráticos complejos.

Los procedimientos rígidos que no se adaptan a los requisitos locales, la falta de conocimientos jurídico para interpretar eficazmente la normativa, los sistemas inadecuados de gestión de los conocimientos y los deficientes procesos de traspaso durante las transiciones de personal ralentizan los procesos. Por último, los breves periodos de despliegue (a veces de sólo 6 meses) impiden establecer relaciones significativas.

Los obstáculos administrativos no sólo ralentizan las cosas, sino que cambian fundamentalmente el funcionamiento de las operaciones humanitarias y afectan a todos los implicados.

Retraso en la asistencia a las poblaciones afectadas                  

Cuando los procesos burocráticos se alargan, las personas que más ayuda necesitan pagan el precio.

Los suministros médicos críticos llegan demasiado tarde para salvar vidas, los materiales para refugios de emergencia llegan después de la temporada de lluvias, la ayuda alimentaria llega a comunidades que ya sufren malnutrición grave y los servicios de protección no consiguen evitar más daños a los grupos vulnerables.

Presión operativa sobre los equipos humanitarios
Los equipos sobre el terreno se llevan la peor parte de los retos burocráticos.

El personal dedica más tiempo al papeleo que a la ejecución de los programas, la moral baja porque los equipos se enfrentan a obstáculos constantes, el agotamiento aumenta por la frustración y el exceso de trabajo, y el desarrollo profesional se resiente porque las tareas administrativas consumen capacidad.

Mala asignación de recursos
Cada hora invertida en papeleo innecesario es una hora que no se dedica a ayudar a la gente.

Las asignaciones presupuestarias se desplazan de los programas a los costes de cumplimiento, el tiempo del personal se desvía de las actividades humanitarias básicas, los donantes pueden reducir la financiamiento debido a los bajos ratios de eficiencia de los programas, y la programación a largo plazo se resiente, ya que los recursos se centran en los obstáculos inmediatos.

Las entrevistas con profesionales humanitarios han permitido identificar varios errores recurrentes que hacen que los retos burocráticos sean aún más difíciles de sortear. Evitar estos escollos es crucial para una negociación eficaz.

Uno de los mayores errores es lanzarse a cumplir la normativa o a negociar sin comprender plenamente el contexto. Esto incluye:

❌ No analizar la dinámica de poder o los requisitos de procedimiento.
❌ No comprender las normas culturaless o la historia de su organización con sus homólogos
❌ No incluir en el proceso a en el proceso
❌ Limitarse a cumplir sin darse cuenta de que tenía margen para negociar

A menudo, las organizaciones tratan las trabas administrativas como meros retos de procedimiento, descuidando la creación de relaciones, un componente crucial.

Este error incluye:

❌ Dar demasiada prioridad al cumplimiento del papeleo mientras se invierte poco en el establecimiento de relaciones.
❌ No mantener conversaciones informales con los interlocutores para conocerlos y compartir las actividades de la organización.
❌ No dedicar tiempo al compromiso sostenido y el entendimiento mutuo con los agentes locales.

Las organizaciones suelen tener dificultades para encontrar el equilibrio adecuado. Algunas concesión demasiado rápido debido a:

❌ Desequilibrios de poder percibidos o sentirse intimidado por los homólogos.
❌ Presión para tomar decisiones rápidas que salven vidas.
❌ Falta de directrices organizativas claras sobre lo que puede y no puede comprometerse

Incluso cuando el compromiso externo va bien, una débil coordinación interna puede socavar los esfuerzos:

❌ Equipos que trabajan en silos sin compartir información.
❌ Procesos de traspaso deficientes que pierden una valiosa memoria institucional
❌ Falta de estructuras claras de toma de decisiones y de funciones predefinidas

Antes de iniciar cualquier proceso administrativo, invierta tiempo en un análisis exhaustivo:

✅ Comprender profundamente el contexto

• Investigar los precedentes históricos de la labor humanitaria en el ámbito
• Mapear el panorama normativo e identificar a los principales responsables
• Comprender la dinámica política local y las sensibilidades culturales
• Aprender de las experiencias de otras organizaciones en contextos similares.

✅ Reconocer que los obstáculos suelen derivarse de preocupaciones legítimas.
No dé por supuestas malas intenciones. Las barreras administrativas pueden deberse a factores como:

• Temor sobre quiénes son estos actores humanitarios y qué hacen realmente
• Limitaciones económicas o mandatos poco claros, más que obstrucción deliberada.
• Orgullo o preocupación por ser percibido como incompetente
• Preocupaciones reales de seguridad o reglamentarias

✅ Haga un mapa de su red de parte interesada
Identifica quién tiene influencia y cómo se toman las decisiones:

• Trazar las estructuras de poder formales e informales
• Encuentre aliados potenciales que puedan apoyar sus objetivos
• Comprender qué expertos técnicos necesitará para los distintos debates
• Identificar cultural o lingüísticos que puedan facilitar la comunicación

Las interacciones aleatorias con los sistemas burocráticos rara vez producen buenos resultados. En su lugar, desarrolle estrategias de compromiso deliberadas:

✅ Crear planes de compromiso con hitos claros.

• Establecer objetivos específicos y mensurables para cada interacción
• Identifique los puntos de decisión en los que podría tener que pivotar la estrategia
• Establezca líneas rojas sobre las que no va a concesión
• Flexibilidad para adaptarse a los cambios

Planifica tu compromiso estratégicamente

• Aprovechar los "periodos de luna de miel" al principio de las emergencias, cuando las restricciones pueden ser más relajadas.
• Comprender las consideraciones del calendario local (elecciones, fiestas religiosas, ciclos presupuestarios).
• Coordinarse con otras organizaciones para evitar abrumar a los funcionarios
• Planifique plazos más largos de lo que preferiría

✅ Adecua tus mensajeros a tu mensaje

• Utilice expertos técnicos para los debates reglamentarios
• Despliegue de altos cargos para un compromiso político de alto nivel
• Incluir personal local que comprenda los matices culturales
• Considere la posibilidad de recurrir a terceros neutrales para las negociaciones delicadas

Los negociadores humanitarios de más éxito entienden que la navegación burocrática tiene que ver fundamentalmente con las relaciones, no sólo con la normativa.

✅ Practicar el compromiso basado en las relaciones

• No sea la persona que sólo llama cuando tiene un problema
• Mantenga un contacto regular con los funcionarios clave incluso cuando no necesite nada inmediato
• Dedicar tiempo a conversaciones informales
• Mostrar un interés genuino por comprender sus perspectivas y retos.

✅ Abordar los malentendidos de forma proactiva
Muchos funcionarios no entienden la labor humanitaria.

Dedica tiempo a explicarte:

• El mandato y los principios de su organización con claridad
• Por qué trabaja en determinados ámbitos (imparcialidad frente a toma de partido)
• Cómo contribuyen sus actividades a las comunidades locales
• Con qué limitaciones y directrices opera

Una negociación eficaz en entornos burocráticos requiere saber cuándo y cómo concesión sin comprometer sus principios.

✅ Establecer marcos claros para la toma de decisiones

• Pregunte a su supervisor: "¿Cuál es mi línea roja? ¿Qué puedo dar? ¿Qué no puedo dar? ¿Cuándo quiere que vuelva y le consulte si me estoy pasando?"
• Aclare las instrucciones y ponga las cosas por escrito para su propia protección
• Crear procedimientos para realizar un informe en situaciones en las que se te pide que hagas cosas que no crees que sean posibles.
• Documentar las decisiones y su justificación para futuras consultas.

✅ Encontrar soluciones creativas

• Explorar programas piloto o implantaciones escalonadas
• Oferta adicional de realizar un informe o supervisión a cambio de una tramitación acelerada
• Sugerir enfoques alternativos que satisfagan los objetivos de ambas partes
• Utilizar acuerdos temporales mientras se trabaja para encontrar soluciones permanentes

✅ Saber cuándo escalar

• Establecer criterios claros para saber cuándo la negociación no funciona
• Conozca los procedimientos de escalada y las autoridades de su organización
• Considerar la promoción colectiva con otros actores humanitarios
• Plan para los peores casos en los que no sea posible concesión

Si te enfrentas a la resistencia de los líderes locales, prueba este enfoque:

• Reúnase directamente con ellos para conocer su punto de vista
• Pregunte: "¿De dónde viene este impedimento? ¿Cuál es su razonamiento?"
• Utilizar herramientas para analizar su posición y comprender sus motivos e intereses subyacentes.
• Prepárese para concesión sin sobrepasar las líneas rojas de su organización

La rotación delGobierno es uno de los mayores retos de la navegación burocrática. Para prepararse:

• Diversifica tus relaciones: No dependa de un solo interlocutor. Relaciónese con múltiples niveles, incluidos funcionarios y expertos técnicos que puedan permanecer cuando cambien los ministros.
• Fortalecer los lazos comunitarios: Establecer relaciones con los líderes comunitarios y las redes locales, que suelen permanecer estables durante las transiciones políticas.
• Mantener la memoria institucional: Conserve registros detallados de acuerdos, contratos y actas de reuniones.
• Comprométase de forma proactiva con las nuevas autoridades: Dedique tiempo a reunirse con los nuevos funcionarios y explíqueles su trabajo desde lo más básico. No dé por sentado que conocen los principios humanitarios o el papel de su organización.
• Compartir información y buenas prácticas. Participar en grupos de trabajo interinstitucionales centrados en cuestiones de acceso, documentar y compartir enfoques satisfactorios de problemas comunes y aprender de los errores de otras organizaciones en lugar de repetirlos. Contribuir a las bases de conocimientos colectivos y a las bibliotecas de recursos siempre que sea posible.
• Coordinar los esfuerzos de promoción. Únase a campañas colectivas de promoción de reformas políticas, apoye mensajes unificados sobre los principios humanitarios y el acceso, interactuar conjuntamente con los gobiernos en cuestiones burocráticas sistémicas y comparta la carga de mantener relaciones con las principales partes interesadas.
• Armonizar los enfoques siempre que sea posible. Utilizar definiciones y terminología comunes al debatir cuestiones burocráticas, alinearse en torno a normas compartidas para exenciones y privilegios humanitarios, coordinar el calendario de las principales solicitudes o debates políticos y presentar mensajes coherentes sobre los imperativos humanitarios.

¿Está preparado para mejorar la forma en que su organización afronta los retos administrativos? Aquí tiene medidas concretas que puede poner en práctica inmediatamente:

Crear una arquitectura profesional para las negociaciones

• Desarrollar mandatos claros y líneas rojas para los distintos tipos de negociaciones
• Establecer procedimientos de documentación y realizar un informe
• Formar al personal sobre cuándo escalar las decisiones y cuándo tienen autoridad para actuar.
• Cree sistemas comparables a los que tiene para los procedimientos financieros o la gestión del riesgo

Fomentar la memoria institucional

• Documentar el historial de las negociaciones y la dinámica de las relaciones
• Crear procedimientos eficaces de traspaso durante las transiciones de personal
• Mantener bases de datos de las principales partes interesadas y estrategias de éxito
• Garantizar la continuidad a pesar de la elevada rotación de personal

Aprovechar la experiencia local

• Incluir al personal local en los procesos de negociación y desarrollo de estrategias
• Reconocer que el personal contratado localmente suele tener décadas de experiencia en el establecimiento de relaciones.
• Utilizar sus puntos de vista para la cartografía de parte interesada y la comprensión cultural
• Garantizar que sus conocimientos se recogen en los sistemas institucionales

Basado en una amplia investigación con profesionales humanitariosestos son los principios esenciales para superar los retos administrativos: